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Fluxo de Trabalho (Workflow)

O AutoEDMS fornece roteamento do fluxo de documentos, geralmente através de um ciclo de criação - verificação - aprovação. Neste cenário, o AutoEDMS automaticamente protege os arquivos que estão no fluxo de trabalho e mantém uma trilha de auditoria de todas as atividades do arquivo.

O mecanismo embutido Workflow Engine do AutoEDMS automatiza o projeto e a administração dos processos de fluxo de trabalho, e também fornece relatório de status e trilhas de auditoria. O Workflow Engine é baseado num modelador gráfico de fluxo de trabalho que é utilizado para projetar e modificar os processos de fluxo. Arrastando e soltando ícones que representam as várias etapas do fluxo de trabalho, usuários autorizados podem facilmente construir um completo fluxo de trabalho que pode ser visualizado e impresso para documentar o processo (Figura 10). Cada estágio do fluxo de trabalho tem propriedades (parâmetros) que podem ser ajustados para roteamento de arquivos, segurança do usuário, etc. Com o módulo opcional Advanced Workflow Designer, rotinas customizadas em ACL podem também ser somadas a cada passo para implantar funções adicionais de fluxo de trabalho que não podem ser feitas pelo mecanismo padrão de criação de fluxos.

Figura 10

Cada rota de fluxo de trabalho é representada por um diagrama de rotas (Figura 10). Estes diagramas de rotas são passados de usuário a usuário, de usuário a processo, etc. Diferentes diagramas de rotas podem ser projetados e salvos para uso padrão. Os projetos gráficos dos fluxos são também usados para fornecer a situação em tempo real das atividades dos documentos.

Cada documento pode ser destacado no fluxo de trabalho gráfico, para mostrar onde ele está no processo. E mais, um completo relatório de auditoria apresentará aos administradores autorizados à história completada da vida dos documentos e do processo do fluxo.

O mecanismo Workflow Engine do AutoEDMS ajuda usuários a ter um ganho adicional de produtividade, documentando e destacando atrasos em seus processos de fluxo de trabalho. O Workflow Engine é baseado em um banco de dados do AutoEDMS que pode ser pesquisado e reportado, para documentar e quantificar o tempo gasto pelos documentos nos processos de fluxo de trabalho.

Controle de Revisões (ECO/ECN)

O controle de revisões do AutoEDMS é completamente configurável, de fácil compreensão e pode ser ajustado para atender cada requisito dos seus clientes. Qualquer número de revisões pode ser mantido on line para visualização ou impressão, mas apenas a revisão mais recente estará disponível para edição. O controle de Revisão também gerenciará a situação quando um documento substitui outro. Diferentes padrões de controle de revisão podem ser implantados para diferentes tipos de arquivos, arquivos controlados vs. não controlados, etc.

Ordens, Requisições e Notificações de Mudança de Engenharia

Através do Workflow Engine do AutoEDMS, fluxos customizados podem ser designados às ordens, requisições e notificações de mudanças nos processos de engenharia. Cada empresa processa ordens de mudanças diferentemente e o AutoEDMS pode manusear uma variedade de metodologia de ECO/ ECR/ ECN (Engineering Change Orders / Request / Notices).

Estes processos geralmente envolvem quatro questões principais:

- ROTEAMENTO

Requisições iniciais de mudanças são encaminhadas para a(s) pessoa(s) apropriadas para revisão e avaliação. O pessoal que gerencia as mudanças então encaminha as mudanças requisitadas aos chefes e gerentes dos departamentos para aprovação.

- DISTRIBUÇÃO

A ordem de mudança é encaminhada aos departamentos e pessoal apropriado. Arquivos afetados são atribuídos e distribuídos aos desenhistas, etc.

- APROVAÇÃO

Os arquivos afetados são encaminhados de volta à gerência para aprovação.

- NOTIFICAÇÃO

A gerência notifica a todos os departamentos, clientes, fornecedores, etc. com uma Notificação de Mudança de Engenharia (ECN) para relatar as mudanças completas.

Figura 11

As várias notificações e ordens de mudanças são tipicamente criadas com ferramentas de prateleira como Microsoft Word, utilizando modelos de documentos predefinidos, baseados no tipo e severidade da mudança. O AutoEDMS gerencia a criação dos documentos de mudança em Word e os encaminha ao pessoal apropriado. Em muitas companhias as maiorias das mudanças são pequenas e não requerem controles como os de grandes mudanças. Grandes mudanças, no entanto, geralmente requerem roteamento extensos, aprovações e auditorias.

O exemplo acima é uma visão geral das questões envolvidas em processamento de ECOs, ECRs e ECNs. O AutoEDMS fornece um sistema de gerenciamento de controle de mudanças flexível, para atender os requisitos internos e das agências de aprovação externas (ISO9000, etc.).

Check-in/Check-out de Arquivos

Todo acesso a arquivos é gerenciado no AutoEDMS através dos controles embutidos de checagem na entrada (Checkin) e saída (Checkout) de arquivos. Quando um usuário seleciona um arquivo ou um grupo de arquivos para editar, os documentos são checados na saída (Checkout) tanto para documentos baseadas no servidor, quanto em estações de trabalho locais (Figura 9). O banco de dados é automaticamente marcado para mostrar quem está trabalhando nos arquivos e prevenir atualizações simultâneas por outros usuários.

Figura 9

Enquanto os arquivos estão em Checkout, outros usuários ainda podem ver/imprimir/copiar a última versão salva. Documentos em Checkout podem ser atribuídos de novo pelo administrador do sistema.

Transmissões Automatizadas (Transmittals)

O AutoEDMS também podem ser utilizados para gerir e criar Transmittals. Com o sistema de Transmissão integrado do AutoEDMS, duas bases de dados - uma para o seus desenhos/documentos, e outra para o Transmittal, são criadas e estão ligadas por um ID comum, normalmente o nome do desenho/documento. Desta forma, Transmittals podem ser pesquisados e todos os documentos associados listados, ou um documento pode ser pesquisado para encontrar o relatório de Transmissão associado.

Exemplo de relatório de Transmissão

O AutoEDMS utiliza um modelo em Excel para produzir o relatório de Transmissão. Como os dados são inseridos no AutoEDMS através caixas de diálogo preenchidas pelo usuário, o AutoEDMS preenche automaticamente as células dentro do relatório de Transmissão.

O relatório de Transmissão resultante e seus arquivos associados são, então, automaticamente:

1) impresso e enviado,
2) comprimido e enviado por e-mail ou
3) copiados para um diretório para gravar CD.

Relatórios e Auditorias

O AutoEDMS mantém a trilha de todas as atividades do arquivo, incluindo os processos de fluxo de trabalho, com auditorias automáticas. Estas auditorias indicam o usuário, a localização do usuário, o arquivo, o projeto, a data e hora e as atividades do arquivo (editado, verificado, aprovado). Como as bases de dados do AutoEDMS são compatíveis com o padrão ODBC, usuários podem usar ferramentas padrão de relatórios como o Access, Crystal Reports, R&R ReportWriter e outros para desenvolver relatórios customizados, sem fazer qualquer exportação ou conversão do banco de dados.

Os dados do AutoEDMS podem ser passados para aplicações de gerenciamento de tempo e projetos através da troca da base de dados ou interação direta DDE.

Notificação por E-mail

O AutoEDMS e o AutoEDMS Workflow Engine suportam o padrão de correio eletrônico MAPI e SMTP. Através deles, o AutoEDMS e o Workflow Engine comunicam com o Microsoft Outlook ou outro sistema coorporativo de e-mail. As mensagens relacionadas ao AutoEDMS podem passar através do sistema de correio da companhia, para notificar usuários de questões relativas a arquivos, mesmo quando eles não estão usando o AutoEDMS (Figura 11). O Workflow Engine não usa o e-mail para "mover" arquivos entre usuários. Todos os processos de workflow são controlados internamente pelo AutoEDMS. Arquivos movem-se de diretório para diretório quando necessário, sem sobrecarregar a rede.

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