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Armazenamento

Um dos principais problemas que todas as organizações defrontam é o gerenciamento e organização dos arquivos que estão em uso. Uma das características importantes do AutoEDMS é sua habilidade de catalogar e gerenciar arquivos existentes no local, usando os nomes atuais. Isto permite as organizações implantar rápido e facilmente o sistema de gerenciamento de documentos AutoEDMS, em qualquer ou todos os assentos, sem mudar os locais de armazenamento de arquivos, o hardware do servidor de arquivos, a nomenclatura de arquivos, etc. Alguns arquivos e locais de armazenamento podem permanecer "como estão", enquanto outros podem precisar ser modificados, baseado nas estratégias de gerenciamento de arquivos da empresa. O AutoEDMS dá aos usuários as ferramentas e caminhos de migração necessários para gerenciar arquivos existentes e estabelecer bons métodos de armazenamento de arquivos para o futuro.

O AutoEDMS pode gerenciar arquivos em múltiplos servidores, em drives locais, em jukeboxes óticas ou através de conexões de modem. Ele controla os arquivos utilizando sua tecnologia exclusiva Mapeamento Dinâmico de Drive (MDD). O MDD mantém o caminho dos arquivos pela localização física de suas "UNC" (nome do servidor de arquivos/nome do volume/caminho e nome do arquivo), ao invés das letras dos drives. Isto permite cada banco de dados do AutoEDMS localizar os arquivos, sem ser confundido pelos erros dos usuários com relação ao mapeamento das letras dos drives

Rotinas de Importação Reconhecem Locais de Armazenamento Existentes

Os usuários podem usar uma rotina de importação customizada no AutoEDMS para preencher os valores dos campos do banco de dados automaticamente, baseados em códigos usados para nomes de diretórios e arquivos. Este processo de importação ajuda os usuários a iniciar com um banco de dados de documentos que utilizam diretórios existentes e padrões de nomes de arquivos. O banco de dados também ajuda os usuários a acelerarem rapidamente com seu novo sistema de gerenciamento de documentos.

O AutoEDMS também inclui uma ferramenta de transferência de base de dados. Você pode usá-la para facilmente importar dados existentes de planilhas, banco de dados ou de outros sistemas de gerenciamento de documentos.

Nomenclatura Inteligente de Arquivos Fornece Backup & Restauração Segura

Uma vez que o sistema de gerenciamento de documentos AutoEDMS esteja em funcionamento, ele pode automaticamente nomear e armazenar novos arquivos com nomes inteligentes, baseados em nomes de projetos, números de peças, identificação de trabalho, etc. Estas nomenclaturas inteligentes podem ser muito importantes para procedimentos de backup e restauração, no caso de falha de hardware, etc. Desde que todos os arquivos controlados pelo AutoEDMS estejam armazenados em volumes de rede padrão, todos os dispositivos padrões e softwares de backup e restauração podem ser usados, tanto para backup/restauração completos ou backup/restauração individuais de arquivos.

Segurança

O AutoEDMS foi construído sobre de um sistema poderoso de segurança que protege seus arquivos, programas e informações do banco de dados, baseado num sistema de permissões de segurança. A usuários visualizadores pode ser dado acesso limitado a arquivos importantes e informações da base de dados, sem permissão para fazerem mudanças. A configuração da segurança é muito flexível, com um número ilimitado de grupos e níveis de permissões de segurança que podem ser customizados. Cada usuário pode ser membro de múltiplos grupos, e a ele estar atribuído um privilégio de acesso apropriado. Estes controles de acesso protegem o banco de dados do AutoEDMS, formulários, funções e arquivos. Baseado em uma abertura de segurança ao usuário, campos individuais e funções no banco de dados podem ser escondidos. O login do usuário pode ser automatizado através scripts de login de rede.

O sistema de segurança do AutoEDMS permite múltiplos departamentos e unidades implantar segurança específica as suas necessidades, usando termos existentes (Desenhista, Supervisor, Aprovador, Administrador). Esta flexibilidade é essencial para uma fácil configuração e administração da segurança.

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