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Customização

Sem customização, um software de gerenciamento de documentos atende cerca de 80% de suas necessidades. Toda instalação tem diferentes requisitos, e aqueles "últimos 20%" são geralmente a chave para o crescimento significante em eficiência e produtividade.

O AutoEDMS inclui uma vasta gama de ferramentas de customização que lhe dá a flexibilidade e extensividade extras para estender e preencher aqueles últimos 20% cruciais. Você pode customizar cada base de dados e formulários do AutoEDMS com o programa gráfico QwikForm. O AutoEDMS também inclui a poderosa função de gerenciamento de arquivo Attaché e a Linguagem de Customização ACS (ACL).

QwikForm Cria Banco de Dados & Cartões Customizados

O AutoEDMS QwikForm é um programa gráfico para desenvolvimento de banco de dados e formulários para o usuário. Os formulários e banco de dados são criados no QwikForm arrastando e soltando os campos na tela. Os formulários do AutoEDMS podem ser projetos com imagens coloridas de fundo em formato bitmap (.BMP), para uma melhor aparência visual do AutoEDMS. O QwikForm permite desenvolver diferentes cartões e banco de dados no AutoEDMS, para diferentes usuários, departamentos e unidades.

Funções Attaché Automatizam o Gerenciamento de Documentos

O AutoEDMS inclui funções Attaché embutidas de gerenciamento de documentos, incluindo nomeação automática de arquivos, conexão com correio eletrônico, impressão em lote, e manipulação em massa de dados e arquivos. Estas poderosas funções de gerenciamento de documentos são facilmente configuradas, sem nenhuma programação. As funções Attaché podem também ser mais customizadas com a linguagem de customização embutida ACL.

Interface para Programação de Aplicativos

O AutoEDMS emprega padrões da indústria, incluindo o DDE, OLE, MAPI, ODMA, etc., através de uma API chamada ACL (ACS Customization Language). A linguagem ACL é uma linguagem ASCII de alto nível, similar a comandos em lote ou BASIC. A linguagem ACL oferece mais de 250 comandos, incluindo uma completa interface de usuário (caixa de listas, botões, caixa de textos, etc.), entrada/saída de arquivos, operadores de texto e matemáticos, lógica condicional, DDE cliente/servidor e mais. A API do AutoEDMS inclui mais de 60 bibliotecas de programas ACL e permite aos administradores de sistema facilmente customizar o AutoEDMS para adicionar funcionalidade e ajuste fino às funções Attaché embutidas. Rotinas de procuras customizadas, seqüenciamento de desenhos e conexões com outros bancos de dados e aplicações são bons exemplos do poder da linguagem ACL.

Como a linguagem ACL é baseada em ASCII e não compilada é muito fácil implantar mudanças desejadas. O AutoEDMS não requer o uso de APIs de baixo nível e programadores muito experientes em "C" não são necessários para customizá-lo. E o mais importante, tão logo as novas versões do AutoEDMS se tornem disponíveis para atualização, as customizações ACL existentes estão salvas, pois somente os programas executáveis são atualizados.

O design flexível do AutoEDMS permite a cada empresa customizar o AutoEDMS para ir de encontro às suas necessidades de gerenciamento de documentos, agora e no futuro.

Plano de Implantação

A Algiztech tipicamente recomenda que uma companhia comece com um "Projeto Piloto", para um número limitado de usuários e um escopo de projeto bem definido. Uma vez que o sistema tenha sido testado e aprovado em produção, fica fácil expandi-lo para outros usuários e departamentos. Como a customização no AutoEDMS é feita usando a linguagem de alto nível ACL, o custo com customização é de 2 a 3 vezes menor do que sistemas que exigem programação em C ou Visual Basic. A linguagem ACL é de alto nível e interpretativa, e um significante tempo é salvo com relação a linguagens compiladas que exigem compilação, teste e depuração.

A Algiztech recomenda uma estratégia de implantação que inclui um Gerente de Projeto que ajuda a coordenar e implantar um sistema de gerenciamento de documentos. A Algiztech acredita que o uso de um Gerente de Projeto reduz o tempo de implantação e aumenta a funcionalidade geral e a qualidade do sistema. Como cada sistema de gerenciamento de documentos é implantado diferentemente, a Algiztech recomenda que os clientes trabalhem juntos com o fornecedor na análise inicial do sistema. Isto permite o desenvolvimento da melhor estratégia de implantação para o sistema AutoEDMS, baseado nas necessidades do cliente, nos requisitos do sistema e nas capacidades do AutoEDMS.

Licenciamento

O AutoEDMS é licenciado por usuário concorrente. Isto é, um usuário que possui o AutoEDMS rodando em sua estação, se ele tiver ou não um banco de dados aberto. As licenças de AutoEDMS são usadas geralmente de duas formas:

1- Controle de Documento checkin/checkout o AutoEDMS é usado interativamente com vários programas para o gerenciamento de arquivos através dos procedimentos de checkin/checkout, roteamento do fluxo de trabalho, etc. Neste exemplo, cada usuário deveria ter sua própria licença de AutoEDMS, para assegurar acesso on line ao banco de dados de documentos e às funções de gerenciamento de documentos.

2- Procura/visualização/impressão de Documentos o AutoEDMS é usado intermitentemente, para procura de documentos, visualização e impressão. Estes usuários geralmente compartilham as licenças de AutoEDMS desde que nenhum usuário necessite acesso à base de dados o tempo todo.

O AutoEDMS é licenciado por assento (localização física do software AutoEDMS), para o número de usuários concorrentes requeridos. O AutoEDMS inclui seu próprio gerenciador de licenças interno que mantém o controle do número de usuários concorrentes. Cada licença do AutoEDMS pode gerenciar documentos em qualquer número de servidores e estações de trabalho locais, como também em banco de dados e documentos remotos.

Manutenção e Serviço de Suporte

A Algiztech e a ACS Software, Inc. possuem um programa anual de suporte e atualizações de software. A Algiztech oferece contratos de suporte direto ou por telefone para resolução de problemas técnicos, dúvidas de usuários, desenvolvimento de aplicações e customização, em blocos de horas. A Algiztech e seus revendedores devem estar diretamente envolvidos em todas as fases de implantação de um sistema AutoEDMS de gerenciamento de documentos. A Algiztech e seus revendedores têm o conhecimento e a experiência necessária em desenvolvimento de banco de dados, processos de fluxo de trabalho (workflow), acesso a redes remotas (WAN), integração de sistemas e outros, para assegurar o sucesso de uma implantação. Trabalhando junto com o Gerente de Projeto e o corpo técnico do cliente, a Algiztech e seus revendedores são capazes de ajudá-lo a obter resultados produtivos e imediatos com o sistema AutoEDMS de gerenciamento de documentos.

Treinamento e Documentação

A Algiztech oferece treinamento para usuários e administradores do sistema. Os treinamentos do AutoEDMS são bastante práticos e fornecem instruções detalhadas do uso do software, instalação e configuração. Treinamentos nas empresas são disponíveis, baseados em necessidades específicas de cada uma. O AutoEDMS possui uma ajuda extensiva e indexada. A documentação é eletrônica no novo formato Microsoft HTML Help. Ela é indexada e inclui tutoriais para usuários, administradores e desenvolvedores. Toda a customização do AutoEDMS é feita com ferramentas internas e com a linguagem ACL, com isso, nenhuma biblioteca API de baixo nível precisa ser adquirida ou aprendida.

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