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Formulários Customizáveis

As interfaces com o usuário dos bancos de dados do AutoEDMS são completamente configuráveis, permitindo a criação de múltiplas telas da base de dados (Formulários) para cada banco de dados. Cada formulário pode ser projetado para refletir as necessidades e habilidades de:

- Usuários individuais
- Grupos de usuários
- Tipos de documentos
- Departamentos
- Processos de trabalho

Os formulários podem ter várias páginas, campos ocultos, campos apenas para visualização, campos com lista de opções, botões de comando, imagens etc.

Figura 5

As figuras 5 e 6 ilustram o uso de dois projetos de formulários dividindo as mesmas informações de banco de dados. Ambos os formulários empregam estilo de página. A figura 5 mostra um formulário de supervisão que inclui todos os campos do banco de dados, acessível via seleção de página. A figura 6 mostra um formulário de usuário, e tem um design simplificado.

Figura 6

Os ícones da barra de ferramentas flutuante representam as funções específicas de gerenciamento de documentos e outras aplicações. Os acessos a estas ferramentas estão protegidos pela segurança do AutoEDMS.

Múltiplos Sites

Os usuários do AutoEDMS podem acessar facilmente diferentes bancos de dados de documentos locais ou remotos, simplesmente selecionando um formulário diferente para usar. O AutoEDMS se conectará automaticamente ao banco de dados apropriado, sem qualquer reconfiguração. Os bancos de dados que são freqüentemente acessados podem ser conectados por páginas no formulário, com cada página representando um banco de dados local ou remoto diferente. Os usuários locais e remotos do AutoEDMS são simultaneamente controlados com bloqueio de arquivo e registro, através do banco de dados cliente/servidor do AutoEDMS.

Ferramentas de Procura

O AutoEDMS inclui uma variedade de ferramentas de procura, baseadas no tipo de procura desejada:

- Se o usuário sabe o nome de um documento particular, ele pode fazer um FastFind no nome e ir para o documento imediatamente. O FastFind usa indexação interna Btrieve para recuperação instantânea de documentos.
- Se o usuário não tem certeza da ortografia de uma palavra dentro do campo ou campos na base de dados, pode-se usar o poderoso Fuzzy Search do AutoEDMS. O Fuzzy Search procurará pelos campos indexados e não indexados (descrições, números de peças, nomes de arquivos, etc.) e encontrará o mais parecido, indiferentemente se foi escrito errado, palavra em ordem diferente, uso da palavra incorreto, etc. O Fuzzy Search é também um excelente método de procura para encontrar um conjunto de documentos que pode não ter sido previamente categorizado com valores de campos idênticos.
- Experientes usuários de banco de dados podem usar a procura Guided para construir um critério de procura parecido com SQL. A procura guiada permite ao usuário usar qualquer campo, operadores de procura (maior que, menor que, etc.) e valores de lógica booleana (AND, OR, etc.). Esta é uma ferramenta excelente para procura em vários campos simultâneos do banco de dados.
- Administradores de sistema e usuários experientes podem construir e publicar procuras pré-definidas, usando a Custom Search Library do AutoEDMS (Figura 8). A Biblioteca de Procura Customizada é o jeito mais fácil de se criar procuras salvas que são utilizadas freqüentemente. A Biblioteca de Pesquisa Customizada pode induzir usuários a entrar com dados, apresentar uma lista de valores únicos da base de dados para escolha a partir dela, utilizar lógica condicional, etc. Cada procura salva pode ser nomeada com uma descrição e apresentada como uma função na barra de ferramentas.

Figura 8

Os bancos de dados do AutoEDMS são compatíveis com ODBC e podem ser acessados por programas externos e utilitários de banco de dados, incluindo o Microsoft Access, Cristal Reports e Visual Basic.

Banco de Dados Cliente/Servidor

O AutoEDMS suporta o gerenciamento de documentos baseados em LAN e WAN, por implantar um banco de dados cliente/servidor distribuído. Isto fornece aos usuários do AutoEDMS alta velocidade, gerenciamento local de documentos usando banco de dados local, com conexões diretas de LAN e WAN para outros departamentos e unidades para acesso a consulta/visualização/impressão/edição de documentos remotos. Em ambos os casos, o AutoEDMS fornece um controle completo de bloqueio de arquivos e registros, para acessos simultâneos de documentos por usuários locais e remotos.

Figura 1

O AutoEDMS suporta redes NetWare e Windows Server com uma arquitetura opcional de banco de dados "cliente/servidor", baseado no banco de dados Prevasive.SQL. O banco de dados SQL do AutoEDMS servirá às consultas das bases de dados locais e remotas com um processo servidor, assim reduzindo significativamente o tráfego nas redes LAN e WAN (Figura 1). Por servir todas às consultas à base de dados no servidor de arquivos, o AutoEDMS elimina os gargalos nas redes LAN e WAN. Esta arquitetura cliente/servidor é crucial para controle de documentos multi-departamentais e de outras unidades remotas.

Performance do Banco de Dados

Conforme previamente discutido, recomendamos que redes grandes de múltiplos servidores ou múltiplas unidades estabeleçam múltiplos bancos de dados distribuídos, para fornecer acesso rápido e confiável para usuários locais e remotos. Não existem limites para o número de registros em cada banco de dados do AutoEDMS, até o limite total de dezesseis gigabytes de tamanho do banco. Os bancos de dados do AutoEDMS são dimensionados dinamicamente, logo, o número de documentos gerenciados pode crescer sem qualquer mudança no banco de dados. Outros sistemas de gerenciamento de documentos requerem que o banco de dados seja pré-configurado para um determinado número de documentos ou registros.

A velocidade de procura no banco de dados é melhorada através do uso de indexações configuradas da base de dados. Os indexadores do AutoEDMS são uma parte integral do banco de dados, então nunca haverá o problema dos índices estarem fora de sincronia com o banco de dados. Outras características de performance do banco de dados incluem:

- Cash automático de dados, usando um algoritmo de procura que aumenta a performance de acesso a dados e reduz o acesso a disco.
- Balanço automático de índices que minimiza os caminhos de procura.
- Paginação "sombra" que aumenta a performance de acesso e elimina as "leituras sujas".
- Suporte de operação continua que permite fazer backup do banco de dados sem interromper o acesso das aplicações.

Os dados são indexados usando o algoritmo de indexação "b-tree" e índices podem ser adicionados e retirados depois de um arquivo ter sido criado. O tempo de procura no banco de dados do AutoEDMS é extremamente rápido, mesmo em bancos com muitos gigabytes (como nossos clientes poderão atestar).

Confiabilidade do Banco de Dados

Sistemas de Gerenciamento de Documentos são soluções de "caminhos críticos" se a base de dados é corrompida ou gera problemas no servidor, usuários não podem acessar seus arquivos. Diferentes das aplicações padrão desktop onde um problema de um usuário não afeta ninguém mais, problemas no sistema de gerenciamento de documentos podem causar impacto na performance de muitas pessoas, departamentos inteiros e de outras unidades da empresa.

O AutoEDMS é uma solução de gerenciamento de documentos robusta e testada. A ACS Software tem utilizado o Prevasive.SQL desde 1986 por causa da sua confiabilidade e tolerância a falhas (Figura 4). Todas as atualizações de banco de dados são "pre-espelhadas" para prevenir corrupção da base de dados devido a atualizações incompletas de dados.

Figura 4

O Pervasive.SQL se caracteriza por ser uma implantação completa de 32-bit e utiliza um projeto multi-engrenado para melhorar o suporte a multiprocessamento simétrico (SMP). Os recursos do projeto de confiabilidade do banco de dados do AutoEDMS incluem:

- Processamento de transação
- Respeito à integridade dos dados
- Encadeamento de dados
- Acesso a dados físicos

Aparte do módulo opcional de banco de dados cliente/servidor Pervasive.SQL, o AutoEDMS não utiliza ou requer quaisquer outros processos baseados em servidor. O AutoEDMS pode rodar como uma aplicação compartilhada em rede ou uma aplicação configurada localmente. Isto permite que o AutoEDMS possa ser facilmente implantado numa variedade de ambientes de redes e estações de trabalho, sem risco de falha devido a configurações inadequadas de hardware. Esta facilidade de implantação também assegura que a base de dados do AutoEDMS esteja sempre on-line e não cause impacto na performance ou operação do servidor de arquivos.

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